论文献检索系统的十项潜在原则

    文献检索系统多种多样。传统上有印刷型、卡片型、缩微型，计算机和各种现代信息技术迅速的发展，导致新的检索系统不断问世，如磁盘、光盘及联机阅读型。信息载体也从文字、图像文本信息发展为包含音频、视频信息的多媒体超文本信息。笔者认为，同为文献检索系统，在不同组成结构的个性表层下，必然存在着组成结构的共性。本文初步论述文献检索系统组成结构的共性，并将这些共性归纳为十项潜在的原则，其中的部分内容，检索系统生产者设计时及用户使用检索系统时，若能有其参考作用，本文则达到了目的。

    我们先来讨论文献检索系统普遍存在的三项原则。为了降低系统成本，系统生产者总是千方百计以最少的空间存储与报道文献信息，此可为检索系统设计生产的省力原则。为贯彻省力原则，可以采取的措施甚多，但最常用的有三条，由于几乎各种检索系统均采取此三条措施，故可合称之为普遍性省力三原则。

    1　报道优质核心文献的原则

    在“文献爆炸”的今天，任何检索系统都不可能存储报道全部生产的文献，学科性文献检索系统与专类性文献（如专利文献）检索系统是如此，学科综合性与类型综合性文献检索系统则更是如此。为了以适当的存储空间（其成本用户尚可承担）报道用户最需要的文献信息，许多检索系统的设计生产者，均通过文献计量的方法，优选各学科或各类型最佳的文献加以存储报道。学科性的美国《近期物理学索引》(CurrentPhysics Index)仅选择报道数十种物理学核心期刊，但此大体已占美国物理学研究文献的90%与前苏联物理学文献的50%。当然其缺点是忽略了美、苏以外国家的物理学文献。美《应用力学评论》(Applied Mechanics Reviews)报道的是全世界力学核心出版物140多种（含刊1100种）。美Mathematical Reviews报道的也是经选择的各国重要数学期刊1000余种和一些图书、会议文献等。专类检索系统如英国德温特公司的《世界专利文摘》体系，它有选择地仅报道近30个重要国家与地区的专利文献。至于象学科综合性的刊物，如美国Science Citation Index、美国Engineering Index、英国Science Absracts等，都是从上千万计的期刊与其它文献中选择存储报道那些优质的核心文献。

    2　文献条目只含充分必要款项的原则

    除了摘引文献的数量外，影响检索系统存储空间的重要因素便是文献条目所占据的空间。不少检索系统年报道文献条目量在10余万条，如SCI、Ei、CA等都是。每条文献条目所占空间略微节省一些，系统存储空间每年节省的数量就十分惊人。因此，任何优质检索系统的每条文献条目均只包含报道文献所必须的各个款项，其原则是仅报道那些用户识别和获取文献必要而充分的款项。换言之，优质检索系统文献条目中每个款项对于用户检索该文献都是有用的，必不可少的。用户在检索时必须能识别各个款项，不能识别或忽视其中某些款项，就可能与所需文献失之交臂或明知其为所需文献却无法跟踪获得其原始文献。例如，系统文献条目中未报道原始文献出处项，当然用户无法获得原始文献。若用户对文献条目中原始文献出处项为"ibid"不能识别，仍然无法获得该原始文献。识别每个款项及理解它们的信息功能，对经验不足的用户并非一件易事。

    3　压缩文献款项空间的原则

    首先，许多以文字表示的款项（如著者姓名、报道文献名称、机构名称等等）一般很少报道全称，尽可能地以首字母、缩写或缩略词形式报道，这样可为系统全年的报道节省非常可观的空间。当然，采用首字母、缩写与缩略词均要遵守约定俗成的规则，最好是已经通用的形式，以便用户方便地辨识。例如以刊名"Science"来说，缩写形式一般为"Sci"，决不能缩写为"ci"的。中文词也一样，“中国科学技术大学”一般缩写为“中国科技大学”；“中国科大”已过于简略；若任意缩为“科大”乃至“中大”，用户对之则会产生歧义乃至无法辨识。有的检索系统正是考虑到所采用的压缩形式不那么通用，为了便利用户，特附设系统所用的“缩写、首字母与缩略词表”，用户检索时应充分利用之。